Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области с 05.03.2019г. по 22.03.2019г. проводило плановую выездную проверку деятельности отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области за период с 01.01.2016 по 31.12.2018 года включительно.

В результате проверки установлено: деятельность отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области за проверяемый период в целом соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области с 19 февраля 2016г. по 04.03.2016г. проводило плановую выездную проверку деятельности отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области за период с 01.01.2013 по 31.12.2015 года включительно.

Для проведения проверки отделом ЗАГС были представлены следующие документы:

- книги государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы, являющиеся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, отказа в государственной регистрации актов гражданского состояния, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, а также их исправления (изменения);

- документы по внесению исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния;

- журналы учета заявлений и (или) заявления граждан о государственной регистрации актов гражданского состояния совершении иных юридически значимых действий и иные документы, представленные в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния и совершением иных юридически значимых действий;

- платежные документы, подтверждающие полноту и своевременность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий;

- документы, подтверждающий предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы, касающиеся формирования архивного фонда.

Выводы и предложения

Деятельность отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области в целом соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

С целью исправления выявленных нарушений, а также их недопущения в дальнейшей деятельности сотрудникам отдела ЗАГС администрации Уваровского района надлежит:

1. При внесении изменений и исправлений в записи актов:

- при приеме заявлений о внесении исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния проверять наличие в нем реквизитов предусмотренных пунктом 2 статьи 71 Закона;

- вносить исправления или изменения в запись акта гражданского состояния по основаниям, отвечающим требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

  Проверка Управление Министерства юстиции

по Тамбовской области 2013 год

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области с 07.02.2013г. по 18.02.2013г.  проводило плановую выездную проверку в отделе ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области  в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния за период с 01.01.2010 по 31.12.2012 года.

Проверке подлежали:

 – Соблюдение Законодательства Российской Федерации при государственной регистрации актов гражданского состояния (усыновления (удочерения), перемены имени), восстановлении и аннулировании записей актов гражданского состояния, принятии решений об отказе в совершении государственной регистрации актов гражданского состояния, принятии решений об отказе в совершении государственной регистрации актов гражданского состояния, внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния и совершении иных юридически значимых действий.

- Порядок формирования архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния.

- Достоверность, полнота и своевременность представления в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния.

-Полнота и своевременность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий.

Выводы и предлжения:

Деятельность отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области в период с 01.01.2010г. – 31.12.2012г. соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

 Проверка Управлением Министерства юстиции по Тамбовской области

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области с 26 января 2010г. по 29 января 2010г. проводило плановую выездную проверку в отделе ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области.

Проверке подлежали:

1. Соблюдение законодательства при государственной регистрации актов гражданского состояния (усыновления (удочерения), перемены имени); восстановлении и аннулировании записей актов гражданского состояния; выдаче повторных свидетельств и справок о государственной регистрации актов гражданского состояния.

2. Организация учета, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3. Своевременность и правильность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и иные юридически значимые действия.

Впоследствии, по результатам плановой проверки был составлен акт, в котором были указаны следующие замечания и рекомендации: «При проверке соблюдения законодательства при государственной регистрации перемены имени выявлено, что в нарушение пункта 3 статьи 7 Закона, в записи акта о перемене имени (№ 01 от 25.01.2008г.) отсутствует печать органа записи актов гражданского состояния (устранено в ходе проведения проверки). При выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния выявлено, что в нарушение пункта 2 статьи 9 Закона зачастую в 2007 – 2008 году, не представляется возможным выявить обоснованность выдачи повторного документа (например: является ли заявитель родственником умершего или иным заинтересованным лицом в случае, если лицо, в отношении которого была составлена указанная запись, умерло; либо действовал ли заявитель на основании нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства). Однако в 2009 году в заявлениях о выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния указывались реквизиты соответствующих документов, подтверждающих родственные отношения, заинтересованность и иные основания выдачи повторных свидетельств.

Необходимо отметить, что отделом ЗАГС проводится большая работа по проведению торжественных мероприятий, направленных на укрепление семьи. Это не только торжественная регистрация заключения брака, чествование «золотых» и «серебряных» юбиляров семейной жизни, но и подготовка и проведение помолвки, мероприятий, посвященных Дню матери. Важным условием четкой и оперативной деятельности отдела является налаженная система пропаганды и разъяснения семейного законодательства, в связи с чем отделом ЗАГС осуществляется активное взаимодействие со средствами массовой информации.

Комиссией отмечено, что проверяемый отдел ЗАГС работает стабильно, на протяжении 2006-2009 гг., а также улучшает качество своей деятельности.

Выводы и предложения

Деятельность отдела ЗАГС администрации Уваровского района Тамбовской области в целом соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Грубых нарушений в ходе проверки не выявлено, в связи с чем полагаем возможным признать работу отдела ЗАГС администрации Уваровского района с 01.01.2007г. по 01.01.2010г. удовлетворительной.».

 Проверка отделом ЗАГС Тамбовской области

3 октября 2012 года с целью осуществления контроля за исполнением полномочий Российской Федерации по государственной регистрации актов гражданского состояния, заместителем начальника отдела загс области была осуществлена проверка работы отдела загс администрации Уваровского района Тамбовской области за период с 01.01.2012 по 03.10.2012.

Для проведения проверки отделом загс были представлены следующие документы:

• Положение об отделе загс;

• должностные инструкции;

• номенклатура дел;

• бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

• журналы прихода и расхода бланков свидетельств о государственной

  регистрации актов гражданского состояния;

• книги записей актов гражданского состояния;

• опись архивного фонда.

В ходе проверки было  установлено:

1. Отдел загс действует на основании Положения об отделе загс, утвержденного постановлением администрации Уваровского района от 19.03.2012 №122 (далее – Положение).

При изучении Положения было выявлено, что некоторые пункты раздела «Функции отдела» не соответствовали Закону области.

Замечания устранены в ходе проверки.

Должностные инструкции начальника и ведущего специалиста отдела загс, утвержденные главой района А.Н. Бочаровым 19.03.2012 год, также нуждались в доработке.

Замечания также были устранены в ходе проверки.

2. Проверена организация учета, хранения и расходования бланков строгой отчетности в отделе загс.

Бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в сейфе.

На день проверки в отделе загс имелись в наличии бланки свидетельств, количество и серийные номера которых соответствовали количеству и серийным номерам полученных бланков с учетом их расхода.

Журналы по учету прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния прошнурованы, листы пронумерованы, общее количество листов заверено подписью должностного лица и скреплено печатью.

Подписи граждан за полученные свидетельства имеются.

Работа отдела загс осуществляется согласно годовому плану, который разработан четко и включает в себя все стороны деятельности органов загс.

Правильная постановка делопроизводства в органах загс является одним из основных условий четкой организации работы и способствует своевременному и правильному оформлению документов.

В отделе загс имеется номенклатура, утвержденная главой Уваровского района А.Н. Бочаровым, согласно которой заведены папки дел и

журналы. На всех папках дел указаны все предусмотренные для указания реквизиты: наименование отдела загс, наименование дела, индекс дела, срок хранения со ссылкой на соответствующую статью, дата начала и окончания дела. Вся отработанная документация регулярно подшивается. Дела с истекшим сроком хранения своевременно уничтожаются.

В отделе загс ведутся журналы регистрации входящей, исходящей и входящей-исходящей корреспонденции, а также журнал личного приема граждан. Журналы правильно и своевременно заполняются.

Архивохранилище отдела загс расположено в отдельном рабочем кабинете. Имеется пожарная сигнализация, на окнах и входной двери установлены датчики, реагирующие на движение. Актовые книги хранятся в деревянных шкафах, которые пропитаны противопожарным средством.

Опись архивного фонда записей актов гражданского состояния имеется и соответствует установленному образцу.

В электронный вид за период с 01.01.1984 по настоящее время переведено около 20305 записей актов гражданского состояния.

В отделе загс проведена работа по подготовке к предоставлению государственных услуг в электронном виде. Имеются 2 компьютера, 4 принтера (из них 2 струйных), сканер, факс, установлен программный комплекс «Находка-ЗАГС», организована работа по защите информационных систем органов загс области — введена в эксплуатацию защищенная сеть передачи персональных данных VIPNet с использованием ЭЦП.

Выводы и предложения проверяющей комиссии:

1. Активизировать работу по введению в электронную базу архива записей актов гражданского состояния.